從學習到就業:第一份正職工作的甘苦談
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April 5, 2012 by Hello US編輯室
從學習到就業:第一份正職工作的甘苦談
文/Hancy 何涵晞 2012.04.01

這次很榮幸接受HelloUS的專訪與邀稿。我決定分享自己第一份工作的一些經驗,讓考慮在美國求學後就業的朋友們參考。

『這份已經用紅筆標注過的文本,請拿去每個地方改正,改好的每個地方都用黃色螢光筆做上記號,列印好後自己印出來檢查一次,然後再把PDF在伺服器上的連結發給我。』我一面用紅筆在報告書的草稿上做著記號,一面對著剛來公司一週的女孩解釋。
場景是去年(2011年)的上海。
剛工作滿五年的我,是資深城市設計師,從美國總公司外派到上海協助設計的工作,也有機會與一些初入職場的年輕同事們合作。從他們身上,我彷彿看到了數年前的自己,而這些新的經驗也讓我有機會詳細檢視自己從職場菜鳥,到現在具有管理小團隊資格的過程。其中,第一段正職工作的經驗,不論是在基本專業能力的培養、或是從學校環境到職場的適應上,對我都有很大的影響。

2006年初,我在學校的就業博覽會,遇到了我未來在Gensler New York的上司。經過另一輪在紐約當地的面試後,我被錄取了,成為了大型建築設計事務所最低階的職場新鮮人。
大學與研究所時在教授的小型事務所實習,讓我深感在設計的追求外,沒有管理制度的痛苦。因此,我一向很好奇大型建築師事務所的運作方式為何?在進入Gensler之前,除了有機會去SOM、KPF等事務所短暫參觀之外,我對大型事務所幾乎是一無所知。

在Gensler工作的第一個月,我感覺自己經歷了一場震撼教育。

首先,儘管與其他大事務所相比,Gensler的階級制度已經非常簡約了,但還是有資歷深淺與先來後到的倫理。除了職責區分外,公司依照員工的年資與對公司的貢獻,依序將員工分為Staff、Associate、Senior Associate、Principal與Managing Principal等階級,所以從名片上的頭銜與電子郵件的簽名檔就可以看出這個員工在公司的地位了。
有一次我與一個看似年輕的同事一起參與會議,後來才知道他竟然是公司的Managing Principal,也是紐約分公司的元老級人物!對於新進的菜鳥員工,部門的上司也許不覺得有必要一一介紹高層人物。這時候,公司內部的資訊網(Intranet)就是個很好的工具,很多人用這個平台來檢索過去的項目,但另一個不太明顯的用途則是可以了解同事的背景:你可以在資訊網上查到同事的學經歷、證照、參與過的項目等等。之後,每當我接觸到新的同事,便習慣性地快速利用資訊網來檢索相關的資料(此舉當然以不要浪費時間或挖掘八卦為宜)。

其次,我很快地發現了低階員工大部分的工作職責,偏向比較枯燥的事務性工作。儘管你的職稱是設計師,老闆也很有道義的多給你機會參與設計,但遇到較為繁瑣、重複性高、又比較沒有技術含量的任務出現時,新進的低階員工則不可避免的得負責這樣的工作。這樣的情況下,錯誤是難免的。我記得有次晚上加班修改下午會議中做出的結論,為了必須在隔天會議前將之反映於圖紙上,我總共大概花了三個小時作所有的修改(同樣的修改對於現在的我應該不到一小時就可以完成了)。不巧的是,晚上公司的伺服器當機,導致隔天早上印出的圖紙上沒有顯示出大部分的更動,這讓我在會議中備感煎熬。
當然凡事必有第一次,老闆也不會過度的責難,但重要的是,一定要從錯誤中記取教訓(例如多作一些local的備份、當晚就立刻列印圖紙等),切忌多次重複犯相同的錯。

我覺得最難也最需要訓練的部分則是『溝通』。我所謂的『溝通』與最近流行的“向上管理”概念類似,主管其實並不一定有時間去了解每個員工的最新狀況,以及他們遇到的問題。每年或每半年一度的考核(半小時到兩小時不等與主管單獨談話的機會)可能不一定足夠,這時候就得善用其他溝通的機會。例如,我很快就發現,每一至兩週與主管一同搭火車前往客戶辦公室(位於康乃狄克州約四十分鐘車程處)會報的通勤時間,正是彼此閒聊的好時機,這時,跟工作或長遠職場生涯規劃有關的話題都可以適時的提出。

在Gensler兩年之後,我經由先前研究所同學的推薦,得到了去HOK參與都市設計相關工作的機會,於是離開了Gensler。

隨著經歷的累積,現在的我已經進入了所謂“Intermediate”的職場階段,也有機會指導一些新進的員工。以過來人的角度,有以下幾點建議:

• 時時“盤點現實”(Reality Check):在初入職場、面對繁瑣工作的時候,我得不時提醒自己,無論之前求學的過程多麼順利、名校的光環如何強大,這樣的過程都是必須經歷的。唯有培養自己的耐力與逐項完成所有事務的能力,其他更重要的事情才有可能被交付於你。

• 不要害怕提出問題:有時候,老闆與上司可能因為忙碌或與項目脫節,無法隨時預測員工在什麼環節會遇到困難。如果員工悶不吭聲以至於走錯了方向,可能後來會花上更多的時間來彌補或校正。當然,問題越精確、越及時越好,過多的提問也可能造成反感。

• 隨時做功課:包括先前提過的對同事背景的了解,以及對公司主要項目的熟悉,在有機會單獨面對主管甚至高層人士的時候,是很有幫助的。這些機會可遇不可求,也因此機會只留給準備好的人。

• 養成終身學習的習慣:大企業看重員工的個人成長,更重要的是員工是否有隨著企業終身成長的潛力。除了對於工作本身的幫助,終身學習也能增加競爭力,讓人隨時思考與開創機會。

• 好的形象是長久累積的、但壞的印象可讓多年辛苦毀於一旦:許多專業領域的圈子是很小的,建築設計也不例外。因此,用心維持專業的形象是很重要的。最近求職與轉換工作跑道的過程也讓我體認到,好的專業形象絕對能在求職的關鍵時刻起很大的作用,但很多時候你的努力可能不是立刻就能有收穫的。
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